Samordning av statlig tilsyn med kommunesektoren

Samordningsoppdraget, formål, hensikt og andre føringer

Statsforvalteren har siden 2007 hatt i oppgave å samordne det statlige tilsynet med kommunene og fylkeskommunene. Samordningsoppdraget finnes i kommunelovens § 30-6, 1. ledd:

Statsforvalteren samordner planlagte statlige tilsynsaktiviteter overfor kommunen og fylkeskommunen og vurderer det samlete omfanget av statlig tilsyn med den enkelte kommunen eller fylkeskommunen.

Formålet med samordningen er beskrevet slik i kommuneproposisjonen for 2018 (se lenke nr. 1):

• Å sikre at tilsynsbelastningen for enkeltkommuner ikke blir for stor
• Unngå dobbeltarbeid
• Lære av arbeid som allerede er gjort

Statsforvalterens samordningsoppdrag er videre beskrevet i styringsdokumentene gjennom Hovedinstruksen (HI) og Tildelingsbrevet (TB). I Tildelingsbrevet er det gitt en overordnet føring om samordning av tilsynet:

Tilsyn skal være samordnet, målrettet og medvirke til læring og forbedring.

Nærmere om innholdet i samordningsoppdraget

Samordningsplikten gjelder kun planlagte statlige tilsyn med kommuner og fylkeskommuner

Hendelsesbaserte tilsyn er ikke omfattet. Forarbeidene til ny kommunelov (se lenke nr. 2) definerer skillet mellom disse slik:

Planlagte tilsyn omfatter tilsyn som er en del av landsomfattende og nasjonale tilsyn eller tilsynskampanjer, og som velges ut av enten en nasjonal tilsynsmyndighet eller av fylkesmannen på bakgrunn av en vurdering av risiko for svikt og konsekvenser ved svikt, eventuelt på bakgrunn av andre prioriteringskriterier.

Hendelsesbaserte tilsyn er tilsyn som igangsettes etter en hendelse, og som derfor ikke kan planlegges i forkant. Ulike sektorer benytter til dels ulike begreper, og skillet mellom planlagt og hendelsesbasert tilsyn er ikke relevant for alle tilsynsmyndigheter. Det er tilsynets karakter som er avgjørende for om tilsynet anses å være planlagt eller ikke.

Statsforvalternes samordningsplikt (iht. kommunelovens § 30-6, 1. ledd) gjelder «planlagte statlige tilsynsaktiviteter overfor kommunen og fylkeskommunen». Det innebærer at tilsyn med følgende typer virksomheter er omfattet:

• Tilsyn med kommunale enheter/tjenesteområder
• Tilsyn med kommunale foretak (KF) iht. kommuneloven § 9-1
• Tilsyn med kommunale oppgavefelleskap iht. kommuneloven § 19-1
• Tilsyn med vertskommunesamarbeid iht. kommuneloven § 20-2

Statlige tilsyn med interkommunale selskaper som er organisert etter IKS-loven og med virksomheter etter annen lovgivning (f.eks. aksjeloven) vil i utgangspunktet ikke være omfattet av samordningsplikten. Det vil imidlertid være en fordel at også disse tilsynene registreres inn i tilsynskalenderen, da det følger av loven at Statsforvalteren skal vurdere det samlede omfanget av kommunerettede tilsyn.

Alle typer planlagte kommunerettede tilsyn er omfattet av samordningsplikten, uavhengig av hvordan selve tilsynet utføres. Både dokumenttilsyn og stedlige tilsyn er dermed omfattet.

Samordningsplikten gjelder tilsyn med både kommuneplikter og aktørplikter

Samordningsplikten omfatter planlagte tilsyn med både kommuneplikter (de plikter kommunen har i egenskap av å være kommune) og aktørplikter (de plikter kommunen har på lik linje med andre aktører).

Plikter for tilsynsmyndighetene

Etter kommunelovens § 30-6, 2. ledd har tilsynsmyndighetene plikt til å underrette Statsforvalteren om tilsynsplaner:

Alle statlige tilsynsmyndigheter skal underrette Statsforvalteren om planer for tilsyn og om varsel om pålegg om retting eller andre reaksjoner som har vesentlige virkninger for kommunen eller fylkeskommunen. Statsforvalteren kan fastsette frister for når underretning om tilsynsplaner skal være sendt Statsforvalteren.

I brev til fylkesmennene og til statlige tilsynsmyndigheter 13. januar 2020 (se lenke nr. 3), har departementet presisert at fristen for innsending av tilsynsplaner for de tilsynsmyndighetene som fører tilsyn direkte med kommunene er 1. desember:

Ved innføring av tilsynskalenderen har det blitt fastsatt en felles frist for innsending av tilsynsplaner til fylkesmannen for de tilsynsmyndighetene som fører tilsyn direkte med kommunene. Fristen er 1. desember, og fremgår av den enkelte tilsynsmyndighets virksomhets- og økonomiinstruks.

Tilsynsplanene skal registreres i den nasjonale Tilsynskalenderen, og må ha et innhold som setter Statsforvalteren i stand til å gjøre en reell samordning. Det er spesielt viktig med tilstrekkelig informasjon om tidspunkt og fagområde for de enkelte tilsynene.

Etter kommunelovens § 30-7, 2. ledd skal tilsynsmyndighetene ta hensyn til samlet tilsynsbelastning og til relevante forvaltningsrevisjonsrapporter:

Statlige tilsynsmyndigheter skal i sin planlegging, prioritering og gjennomføring av tilsyn ta hensyn til det samlete statlige tilsynet med den enkelte kommunen eller fylkeskommunen og til relevante forvaltningsrevisjonsrapporter. Tilsynsmyndighetene skal vurdere å utsette eller å ikke gjennomføre tilsyn hvis kommunen eller fylkeskommunen nylig har gjennomført en kontroll med det samme fagområdet.

Spesielt om koordinerte tilsynsplaner

Etter kommunelovens § 30-6 siste ledd har tilsynsmyndigheter som er utpekt som koordinerende myndighet, plikt til å underrette Statsforvalteren om koordinerte tilsynsplaner:

Tilsynsmyndigheter som er utpekt som koordinerende myndighet for tilsyn, skal underrette Statsforvalteren om koordinerte tilsynsplaner.

Andre plikter for Statsforvalteren

Etter kommunelovens § 30-6, 3. ledd har Statsforvalteren plikt til å formidle sin vurdering av situasjonen i enkeltkommuner og i fylkeskommunen:

Statsforvalteren skal formidle til andre tilsynsmyndigheter sin vurdering av situasjonen i enkeltkommuner og i fylkeskommunen.

Etter kommunelovens § 30-7, 1. ledd skal Statsforvalteren drøfte prioritering og gjennomføring av planlagte tilsyn med kommunen/fylkeskommunen:

Statsforvalteren skal drøfte med kommunene og fylkeskommunene prioritering og gjennomføring av planlagte tilsyn.

Hvilke deler av samordningsoppdraget bestemmes regionalt?

Hver enkelt statsforvalter bestemmer i utgangspunkt selv hvordan samordningen skal utføres, innenfor de nasjonale rammene ovenfor. Blant annet vil følgende deler av samordningsoppdraget avklares og løses av hver enkelt statsforvalter:

• Organisering av dialogen med de statlige tilsynsetatene og kommunenes egenkontroll i eget fylke, herunder:
  • om det skal være Tilsynsforum/intern tilsynsgruppe og hvilke medlemmer, mandat og arbeidsform disse skal ha.
  • hvordan Statsforvalteren formidler sin vurdering av situasjonen i enkeltkommuner og i fylkeskommunen til andre tilsynsmyndigheter etter kommunelovens § 30-6, 3. ledd.
  • hvordan Statsforvalteren legger til rette for at tilsynsmyndighetene og egenkontrollen kjenner til hverandres tilsyns- og revisjonsplaner (ref. kravet i kommunelovens § 30-7, 2. ledd).
• Hvordan Statsforvalteren velger å løse oppdraget med å «drøfte med kommunene og fylkeskommunene prioritering og gjennomføring av planlagte tilsyn» etter kommunelovens § 30-7, 1. ledd.
• Når og på hvilken måte Tilsynskalenderen skal oppdateres gjennom året.

Den nasjonale Tilsynskalenderen

Fra 1. januar 2020 ble det tatt i bruk en ny nasjonal Tilsynskalender. Departementet presiserer i egne brev til kommunene, Fylkesmennene og andre statlige tilsynsmyndigheter 13. januar 2020 (se lenke nr. 3 og 4) at Tilsynskalenderen skal tas i bruk:

Fylkesmennene og andre statlige tilsynsmyndigheter som mottar dette brevet skal fra i år ta i bruk en felles nasjonal tilsynskalender. Bruk av kalenderen er omtalt i fylkesmannsembetenes og tilsynsmyndighetenes styringsdokumenter.

Spesielt om opplasting av tilsyns- og forvaltningsrevisjonsrapporter i Tilsynskalenderen

Slik Tilsynskalenderen per i dag er utformet, er det lagt til rette både for registrering av planlagte tilsyn i planleggingsfasen og for å registrere rapporter (eller lenke til disse) fra gjennomførte både planlagte og hendelsesbaserte tilsyn.

For at Tilsynskalenderen skal kunne bli et best mulig verktøy vil det være en fordel at tilsynsrapporter (eller lenker til disse) blir registrert i kalenderen når tilsynet er avsluttet.

I brevet (se lenke nr. 3) minner departementet også om at Tilsynskalenderen legger til rette for at kontrollutvalgssekretariatene kan registrere planlagte forvaltningsrevisjoner og rapporter fra gjennomførte forvaltningsrevisjoner. Dette er imidlertid ikke en plikt som kontrollutvalgssekretariatene har etter kommuneloven. Rutinene for registrering av forvaltningsrevisjoner er nærmere omtalt på denne siden.

Lenker til fordypning/mer informasjon:

Lenke nr. 1:

«Meldingsdel» om samordning av tilsyn i kommuneproposisjonen for 2018, kapittel 6.1 og 6.2, side 48 til 55

Lenke nr. 2:

Lovproposisjonen til ny kommunelov, kapittel 27.2 om statlig tilsyn med kommunesektoren, side 332 til 346

Lenke nr. 3:

Brev datert 13. januar 2020 fra kommunal- og moderniseringsdepartementet til fylkesmannsembetene og andre statlige tilsynsmyndigheter om nye regler i kommuneloven om samordning av statlig tilsyn med kommunesektoren, og om innføring av en felles nasjonal tilsynskalender fra 2020

Lenke nr. 4:

Brev datert 13. januar 2020 fra kommunal- og moderniseringsdepartementet til kommuner og og fylkeskommuner om nye regler i kommuneloven om samordning av statlig tilsyn med kommunesektoren, og om innføring av en felles nasjonal tilsynskalender fra 2020